Trong công việc, viết email thương mại là một kỹ năng quan trọng mà ai cũng cần phải nắm vững. Dù bạn mới vào nghề hay đã có kinh nghiệm lâu năm, việc viết email tiếng Anh đúng cách luôn là một điều không thể bỏ qua.
- Mẫu Biên Bản Kiểm Kê Quỹ Tiền Mặt Thông Tư 200,133,107 Excel
- Làm sáng tỏ Sơ yếu lý lịch khoa học bằng tiếng Anh, Mẫu Sơ Yếu Lý Lịch Bằng Tiếng Anh
- Kỹ năng viết: Cách tạo thông báo nghỉ lễ cho khách hàng
- Tờ trình đề nghị chuẩn y kết quả bầu cử Ban Chấp hành, Bí thư, Phó Bí thư Chi bộ – Cách viết tờ trình đề nghị một cách hiệu quả
- Bí quyết nộp hồ sơ ứng tuyển VietinBank
I. Cấu trúc của Email thương mại
1. Subject line – Tiêu đề
Phần tiêu đề là một phần quan trọng trong email, nó phải ngắn gọn và gửi tới người nhận một thông điệp rõ ràng. Bạn có thể đặt những từ quan trọng ở đầu tiêu đề để gây ấn tượng, ví dụ:
Bạn đang xem: Hướng dẫn viết Email thương mại đầy đủ và hấp dẫn nhất
- “Yêu cầu được biết thêm thông tin” thay vì “Request for more information”
- “Cần làm ngay: thông tin liên hệ được đính kèm bên dưới” thay vì “Action needed: contract attached below”
- “Họp chiến lược có diễn ra vào thứ ba không?” thay vì “Strategy meeting this Tuesday?”
- “Thư mời ứng tuyển: thực tập sinh quan hệ cộng đồng” thay vì “Invitation to apply: Outreach Intern”
- “Vị trí Điều phối sự kiện: Đơn ứng tuyển” thay vì “Event Coordinator Job Application”
- “Hẹn gặp ở sự kiện kết nối: Thư có đính kèm hồ sơ” thay vì “Met at Networking Event: Resume Attached”
Lưu ý không sử dụng chữ in HOA trong toàn bộ tiêu đề, vì điều này có thể khiến người nhận cảm thấy khó chịu.
2. Greeting – Lời chào
Lời chào là dòng đầu tiên trong email. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn gửi lời chào đến một người cụ thể. Nếu không biết tên của người nhận, bạn có thể sử dụng các lời chào như “Greetings,” hoặc “Hello there,”. Nếu bạn biết tên người nhận, hãy sử dụng danh xưng như “Ms.,” “Mr.,” hoặc “Dr…” để thể hiện sự tôn trọng. Tránh sử dụng “Mrs.” nếu bạn không chắc về trạng thái hôn nhân của người nhận.
3. Opening line – Câu mở đầu
Câu mở đầu là câu đầu tiên của email, mục đích là xây dựng mối quan hệ thân thiện với người nhận. Bạn có thể sử dụng một số mẫu câu đơn giản như “I hope you are doing well” hoặc “I hope you had a good weekend”. Hãy cá nhân hóa câu mở đầu để tạo sự gắn kết, ví dụ “Tôi hi vọng mọi thứ ở Hà Nội vẫn diễn ra tốt đẹp”, “Tôi mong là bạn đang tận hưởng thời tiết ấm áp ở đây” hoặc “Bạn khỏe không?”.
4. Main Body – Phần thân
Phần thân của email chứa những thông tin quan trọng nhất. Bạn có thể bắt đầu các câu bằng cách trình bày ngay mục đích gửi email, sau đó diễn giải rõ ràng và đưa ra những hành động cần thực hiện. Hãy cung cấp đủ thông tin để người đọc có thể hiểu rõ yêu cầu của bạn.
5. Closing line – Lời kết thúc
Lời kết thúc dùng để kết thúc email một cách lịch sự. Bạn có thể cảm ơn người nhận, bày tỏ mong muốn nhận được hồi âm sớm và đề nghị trợ giúp nếu cần thiết.
6. Sign-off – Lời kết thúc Email
Lời kết thúc Email nên phản ánh sự chuyên nghiệp và thân quen của bạn với người nhận. Một vài lời kết thúc thường được sử dụng là “Best,” “Warm regards,” “Regards,” “Thank you,” “Sincerely,” “Warmly,” “Kind regards”.
7. Signature – Chữ ký
Đừng quên thêm chữ ký vào cuối email để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Chữ ký email bao gồm Họ và Tên, Vị trí công việc, Tên công ty, và Số điện thoại.
II. Những lưu ý khi viết Email thương mại
Để viết email thương mại chuyên nghiệp, hãy lưu ý các điểm sau:
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tích cực và tránh sử dụng ngôn ngữ phân biệt hoặc xúc phạm.
- Giữ phần tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng để người đọc dễ hiểu.
- Hạn chế việc sử dụng emoji, trừ khi bạn chắc chắn rằng nó phù hợp với thương hiệu của bạn.
- Tuân thủ cấu trúc viết email như đã nêu ở trên để người đọc dễ nhận thông tin.
- Phản hồi một cách kịp thời cho các email quan trọng.
- Sử dụng phông chữ và định dạng văn bản thông dụng, mặc định bởi các nền tảng email.
- Đề phòng khi chuyển tiếp email, đặc biệt khi chứa thông tin nhạy cảm.
- Hạn chế việc đùa cợt trong email chuyên nghiệp.
III. Một số mẫu Email thương mại thông dụng
Dưới đây là một số mẫu email thương mại phổ biến:
- Email cảm ơn (Thank you letters)
- Email yêu cầu (Request email)
- Enquiries (Email phản hồi các đề xuất)
- Making & confirming arrangements (Sắp xếp, xác nhận lịch hẹn)
- Requesting actions (Yêu cầu hành động)
Đó là một số gợi ý và mẫu email thương mại để bạn tham khảo. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn viết email chuyên nghiệp và hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày.
Trình độ của bạn đang ở level nào?
Nguồn: https://izumi.edu.vn/
Danh mục: Biểu mẫu
Related articles
