Chào các bạn độc giả yêu thích Izumi.Edu.VN!
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về biểu mẫu và thủ tục quản lý văn phòng phẩm trong công ty. Bài viết sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về quy trình quản lý và sử dụng các văn phòng phẩm một cách hiệu quả và tiết kiệm.
Bạn đang xem: Biểu mẫu & Thủ tục: Quản lý Văn phòng phẩm trong công ty
Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm
Đầu tiên, chúng ta cần nắm vững tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm. Các loại văn phòng phẩm được chia thành các loại chung và các loại được phân cấp cho từng chức danh quản lý hoặc chuyên viên quan trọng. Các tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm được đính kèm theo biểu mẫu HC-10-BM01.
Định mức sử dụng văn phòng phẩm
Mỗi loại văn phòng phẩm cần có định mức sử dụng. Định mức sử dụng tạm tính được lập bởi Phòng HC và được thảo luận với Trưởng bộ phận trước khi chuyển BGĐ Công ty duyệt. Hàng quý, Phòng HC cần rà soát lại định mức sử dụng để phù hợp với sự thay đổi và đề nghị thay đổi định mức nếu cần thiết. Định mức sử dụng văn phòng phẩm được quy định theo mẫu HC-10-BM02.
Quy trình cấp phát thông thường
Quy trình cấp phát văn phòng phẩm thông thường diễn ra như sau:
- Các bộ phận lập giấy đề nghị văn phòng phẩm hàng tháng và chuyển cho Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển cho Phòng HC xem xét.
- Phòng HC kiểm tra định mức sử dụng và chỉnh sửa nếu cần thiết. Sau đó, tổng hợp các bảng đề xuất và làm bảng tổng hợp để chuyển BGĐ duyệt.
- Căn cứ vào giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ với nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu.
- Văn phòng phẩm được mua làm 2 lần trong tháng, mỗi lần mua bằng 60% tổng nhu cầu của tháng, và tồn kho là 20%.
- Việc cấp phát văn phòng phẩm cũng được thực hiện làm 2 lần trong tháng, mỗi lần cấp phát bằng 50% nhu cầu của tháng.
Cấp phát đột xuất
Trường hợp có nhu cầu văn phòng phẩm đột xuất, người có nhu cầu cần lập giấy đề nghị theo biểu mẫu HC-10-BM05. Sau đó, giấy đề nghị được chuyển cho Trưởng bộ phận duyệt và Phòng HC xem xét. Phòng HC sẽ kiểm tra định mức sử dụng và chuyển cho BGĐ duyệt. Sau khi được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ với nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu và cấp phát ngay cho người sử dụng.
Quản lý và sử dụng Văn phòng phẩm
Các nhân viên được cấp phát văn phòng phẩm phục vụ công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm và tránh lãng phí. Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc sử dụng văn phòng phẩm của các nhân viên trực thuộc. Phòng HC cũng có trách nhiệm lập thẻ kho và theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm trong công ty, đảm bảo tồn kho ở mức 20%.
Qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về quy trình quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty. Hãy duy trì việc sử dụng văn phòng phẩm một cách tiết kiệm và hiệu quả để đảm bảo hoạt động công ty diễn ra thuận lợi.
Để biết thêm thông tin và tìm hiểu các khóa học hấp dẫn khác, hãy truy cập Izumi.Edu.VN.
Chúc bạn thành công và hẹn gặp lại!
Nguồn: https://izumi.edu.vn/
Danh mục: Biểu mẫu
