12 Mẫu thư ngỏ gửi khách hàng chuyên nghiệp nhất

Dù bạn là chủ doanh nghiệp tương tác với khách hàng hoặc là nhân viên đại diện cho doanh nghiệp giao tiếp với họ, việc tuân thủ các quy tắc cơ bản về định dạng cùng phong cách khi viết mẫu thư ngỏ gửi khách hàng luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu. Trong bài viết này, Izumi.Edu.VN sẽ hướng dẫn các bạn cách viết một mẫu thư ngỏ gửi khách hàng, giải thích các phần khác nhau của một thư kinh doanh, cung cấp một số gợi ý giúp bạn viết thư thành công cùng với đó là một số mẫu thư kinh doanh ngắn để minh họa.

Mẫu thư ngỏ gửi khách hàng là gì?

Mẫu thư ngỏ gửi khách hàng là một văn bản được chuẩn bị bởi bộ phận kinh doanh để gửi đến khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng. Có nhiều lý do khiến các bộ phận tiếp thị và bán hàng viết thư cho khách hàng bao gồm việc quảng cáo sản phẩm hoặc dịch vụ, giới thiệu các hoạt động kinh doanh mới hoặc giải quyết các khiếu nại từ phía khách hàng,… Những lá thư này có thể được chuyển thông qua email hoặc phương tiện truyền thống.

Những thành phần cần có của mẫu thư ngỏ gửi khách hàng

Dưới đây là những thành phần cơ bản mà bạn cần có trong mẫu thư ngỏ gửi khách hàng của mình:

Địa chỉ người gửi

Đảm bảo ghi rõ địa chỉ của bạn bao gồm số nhà, tên đường, thành phố, và mã ZIP. Bạn không cần phải bao gồm tên, chức danh và tên công ty (nếu có) ở đây vì thông tin này sẽ được đặt ở phần kết thúc của thư.

Lưu ý: Nếu đã sử dụng tiêu đề thư đã in sẵn chứa thông tin này, bạn không cần phải lặp lại trong phần này.

Ngày

Cung cấp ngày, tháng và năm mà thư của bạn sẽ được gửi.

Địa chỉ người nhận

Cung cấp tên công ty, địa chỉ, thành phố và mã ZIP của người nhận thư. Trong trường hợp không biết tên của một người cụ thể, chỉ cần cung cấp tên và địa chỉ của công ty là đủ. Mặc dù tốt nhất là gửi thư cho một người cụ thể khi có thể nhưng nếu không có thông tin cá nhân cụ thể, việc gửi thư đến tên công ty là hoàn toàn chấp nhận.

Lời chào

Thông thường, mẫu thư ngỏ gửi khách hàng thường bắt đầu bằng lời chào “Kính gửi,” kế tiếp là tên của người mà bạn viết thư. Trong trường hợp thư có tính chất trang trọng, bạn nên sử dụng kính ngữ phù hợp với người đó (ví dụ: ông, bà, cô, thầy hoặc bác sĩ) cùng với tên của họ. Nếu bạn không biết chính xác về giới tính của người đó, bạn chỉ cần sử dụng tên và họ của người đó mà không cần đặt thêm kính ngữ. Trong trường hợp bạn biết rằng người đó là phụ nữ nhưng không chắc chắn liệu cô ấy đã kết hôn hay chưa, hãy sử dụng “Ms.” thay vì “Mrs.” Nếu bạn đang viết thư cho một nhóm người (ví dụ: một ủy ban tuyển dụng), bạn có thể sử dụng lời chào như “Kính gửi Ủy ban Tuyển chọn Các thành viên.”

Nội dung

Trong phần nội dung của thư, hãy bắt đầu bằng cách nêu ngắn gọn lý do bạn viết thư. Sau đó, sử dụng câu nói đơn giản, rõ ràng để truyền đạt ý tưởng hoặc mô tả vấn đề bạn đang gặp phải cũng như trình bày bất kỳ thông tin nào mà người đọc cần biết. Trong trường hợp viết về một vấn đề cụ thể, bạn có thể đưa ra ý tưởng hoặc gợi ý về các giải pháp khả thi. Đồng thời, hãy lưu ý sử dụng giọng điệu trang trọng và chuyên nghiệp thay vì một giọng điệu thân mật hoặc trò chuyện. Đảm bảo rằng bài viết của bạn là rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự. Đặc biệt, cần lưu ý nhóm các ý tưởng liên quan thành các đoạn văn và đảm bảo rằng thông tin của bạn được trình bày một cách hợp lý và trôi chảy.

Kết thúc

Hãy thông báo cho độc giả về những bước tiếp theo bạn sẽ thực hiện và tóm tắt các hành động mà bạn mong muốn họ thực hiện. Trên một dòng riêng biệt, hãy sử dụng cách kết thúc chính thức như “Trân trọng” hoặc “Trân trọng,” theo sau là dấu phẩy. Sau đó, để trống ba hoặc bốn dòng và nhập tên, chức danh và tên công ty của bạn (Nếu có).

Định dạng thư kinh doanh

Hầu hết các bức thư kinh doanh sử dụng định dạng đều là khối (Tất cả các đoạn văn và thành phần khác của bức thư được căn lề trái thay vì thụt lề). Thông thường, bạn có thể sử dụng lề trang tiêu chuẩn cho một bức thư kinh doanh. Trừ khoảng cách giữa phần kết thúc chính thức và tên của bạn, hãy thêm một dòng trống giữa tất cả các đoạn văn và giữa mỗi đoạn trong nội dung thư. Ở giữa lời kết thúc chính thức và tên của bạn, hãy chèn khoảng 3 dòng để bạn có chỗ để đặt chữ ký của mình (lưu ý rằng nếu bạn gửi phiên bản kỹ thuật số không yêu cầu chữ ký, bạn có thể chèn một hoặc hai dòng). Trước khi gửi thư, nhớ đọc lại để phát hiện và sửa chữa bất kỳ lỗi nào.

12 Mẫu thư ngỏ gửi khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả nhất

Dưới đây là một số mẫu thư ngỏ gửi khách hàng chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo và chỉnh sửa để phù hợp với mục đích của mình.

Phát biểu với Giám đốc điều hành hoặc bộ phận nhân sự của công ty

Kính gửi [Tên CEO hoặc Giám đốc nhân sự],

Tôi viết thư này với mong muốn hỗ trợ công ty của bạn vượt qua những thách thức trong việc cải thiện quá trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự. Tôi muốn chia sẻ về kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn của mình, cùng với những thành tựu mà chúng tôi đã đạt được cho các công ty khác.

Các dịch vụ đa dạng hiện đang được cung cấp tại công ty chúng tôi như:

• [Dịch vụ 1 của bạn]
• [Dịch vụ 2 của bạn]
• [Dịch vụ 3 của bạn]

Chúng tôi cảm kích trước thời gian mà bạn dành để xem xét các dịch vụ của chúng tôi. Nếu quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về cách chúng tôi có thể đóng góp vào sự phát triển của công ty của bạn, xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại hoặc email dưới đây.

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Chức vụ của bạn] [Tên công ty] [Số điện thoại của bạn] [Địa chỉ email của bạn]

Mẫu thư ngỏ gửi khách hàng ra mắt một doanh nghiệp mới

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi rất hân hạnh thông báo về việc mở cửa cơ sở kinh doanh mới của chúng tôi, [tên công ty của bạn], tại [địa chỉ doanh nghiệp của bạn và các chi tiết vị trí khác]. Chúng tôi sẽ chính thức mở cửa và đón tiếp khách hàng từ ngày [ngày khai trương của bạn].

Doanh nghiệp của chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những giá trị đặc biệt và tự hào cung cấp các sản phẩm/dịch vụ sau:

• [Danh sách sản phẩm hoặc dịch vụ 1]
• [Danh sách sản phẩm hoặc dịch vụ 2]
• [Danh sách sản phẩm hoặc dịch vụ 3]

Chúng tôi trân trọng mời bạn đến thăm cửa hàng của mình vào ngày khai trương để khám phá thêm về sản phẩm và gặp gỡ đội ngũ của chúng tôi. Đừng ngần ngại liên hệ qua số điện thoại công ty tại [số điện thoại công ty] hoặc qua email tại [địa chỉ email công ty] nếu bạn muốn biết thêm thông tin về sản phẩm.

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Chức danh của bạn] [Tên công ty]

Công bố một sản phẩm mới

Kính gửi [Tên khách hàng,]

Chúng tôi rất hân hạnh thông báo về việc chính thức giới thiệu sản phẩm mới nhất, [tên sản phẩm của bạn], trong dòng [loại sản phẩm bạn bán] của chúng tôi. Theo nghiên cứu mới nhất, việc sử dụng sản phẩm này sẽ mang lại cho bạn những lợi ích đáng giá như sau:

• [Lợi ích mà sản phẩm của bạn mang lại 1]
• [Lợi ích mà sản phẩm của bạn mang lại 2]
• [Lợi ích mà sản phẩm của bạn mang lại 3]

Sản phẩm sẽ chính thức được phát hành vào ngày [ngày bạn phát hành sản phẩm] và sẽ có sẵn tại [địa chỉ cụ thể hoặc liên kết trực tuyến nơi khách hàng có thể mua sản phẩm của bạn]. Nếu bạn quan tâm đến việc đặt hàng trước hoặc muốn biết thêm về các giá trị mà sản phẩm mang lại, đừng ngần ngại liên hệ qua số điện thoại [số điện thoại công ty] hoặc gửi email cho chúng tôi tại [địa chỉ email công ty].

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Chức vụ của bạn] [Tên công ty]

Đề xuất dịch vụ cho công ty

Kính gửi [Tên chuyên gia kinh doanh],

Tôi đã nhận thấy rằng công ty của bạn đang đối mặt với thách thức về [thách thức mà công ty đang phải đối mặt]. Với sự chuyên nghiệp và kỹ năng của mình trong lĩnh vực [dịch vụ hoặc tính năng mà công ty của bạn cung cấp], chúng tôi tại [tên công ty của bạn] tự tin rằng có thể mang đến một dịch vụ độc đáo để giúp công ty của bạn phát triển trong ngành công nghiệp.

Được thành lập vào [năm công ty của bạn bắt đầu hoạt động], chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ dưới đây:

• [Dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cung cấp 1]
• [Dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cung cấp 2]
• [Dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cung cấp 3]

Đặc biệt, nếu quyết định sử dụng dịch vụ của chúng tôi trong tháng này, bạn sẽ nhận được ưu đãi giảm giá [phần trăm]. Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại [số điện thoại công ty] hoặc gửi email tới địa chỉ [địa chỉ email công ty] để nhận báo giá hoặc được tư vấn chi tiết hơn. Rất mong đợi được cùng hợp tác với bạn.

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Chức vụ của bạn] [Tên công ty]

Tổ chức một sự kiện

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi hy vọng sẽ tham gia vào [số ngày] sự kiện của mình, [tên sự kiện của bạn.] Sự kiện này sẽ diễn ra vào ngày [ngày diễn ra sự kiện] và bắt đầu lúc [thời gian diễn ra sự kiện.] Chúng tôi sẽ tổ chức sự kiện tại [địa điểm và hướng dẫn đến địa điểm.] Nội dung các buổi chúng tôi cung cấp tại sự kiện bao gồm:

• [Hội thảo, lớp học hoặc chủ đề được cung cấp tại sự kiện 1]
• [Hội thảo, lớp học hoặc chủ đề được cung cấp tại sự kiện 2]
• [Những lợi ích mà người tham dự hội thảo, lớp học hoặc chủ đề sẽ nhận được tại sự kiện 2]

Vui lòng truy cập [liên kết trang web sự kiện] để đăng ký trước. Phí tham dự sự kiện là [giá vào cửa.] Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc muốn biết thêm về sự kiện, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại [số điện thoại công ty] hoặc qua email tại [địa chỉ email công ty.]

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Chức danh của bạn] [Tên doanh nghiệp]

Danh sách chi tiết mọi sản phẩm doanh nghiệp của bạn

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi mong bạn sẽ dành ít phút để xem giới thiệu về công ty cũng như thông tin chi tiết về các sản phẩm hàng đầu mà chúng tôi cung cấp, cùng với những lợi ích sẽ mang lại cho bạn. Izumi.Edu.VN đã được thành lập từ năm 20XX và chúng tôi tự hào về những sản phẩm tiên tiến mà mình đã mang đến cho khách hàng. Những sản phẩm/dịch vụ mà hiện chúng tôi đang cung cấp như:

• [Tên sản phẩm – Mô tả ngắn về sản phẩm/dịch vụ 1]
• [Tên sản phẩm – Mô tả ngắn về sản phẩm/dịch vụ 2]
• [Tên sản phẩm – Mô tả ngắn về sản phẩm/dịch vụ 3]

Nếu bạn muốn yêu cầu báo giá hoặc tìm hiểu thêm về các sản phẩm này cũng như tính năng của chúng, đừng ngần ngại gọi cho chúng tôi theo số điện thoại [số điện thoại công ty] hoặc gửi email tới địa chỉ [địa chỉ email công ty.]

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Chức danh của bạn] [Tên doanh nghiệp]

Chào mừng một khách hàng mới

Kính gửi [Tên khách hàng],

Tôi, thay mặt nhóm của chúng tôi tại Izumi.Edu.VN, xin chân thành chào đón bạn trở thành khách hàng mới của chúng tôi. Chúng tôi rất hạnh phúc bắt đầu hành trình cung cấp cho bạn dịch vụ cực kỳ đặc biệt chỉ có tại công ty của mình. Mang đến một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về doanh nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm/dịch vụ sau:

• [Dịch vụ bạn đang cung cấp cho khách hàng 1]
• [Dịch vụ bạn đang cung cấp cho khách hàng 2]
• [Dịch vụ bạn đang cung cấp cho khách hàng 3]

Rất mong sớm được hợp tác với bạn. Người quản lý tài khoản sẽ sớm liên hệ với bạn để cung cấp thông tin chi tiết về các bước tiếp theo để khởi đầu. Nếu có bất kỳ vấn đề nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại [số điện thoại công ty] hoặc email tại [địa chỉ email công ty.]

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Chức danh của bạn] [Tên doanh nghiệp]

Yêu cầu lời chứng thực từ khách hàng

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi viết thư này để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với sự hỗ trợ và cam kết của bạn. Đối với chúng tôi, bạn không chỉ là một khách hàng mà còn là một đối tác quý báu. Để có thể chia sẻ những trải nghiệm tích cực của bạn với người khác, chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ dành chút thời gian viết lời chứng thực của mình. Các điểm quan trọng mà chúng tôi muốn bạn viết bao gồm trong lời chứng thực:

• [Điểm chính mà bạn muốn đề cập đến 1]
• [Điểm chính mà bạn muốn đề cập đến 2]
• [Điểm chính mà bạn muốn đề cập đến 3]

Lời chứng thực có thể được gửi dưới dạng video hoặc văn bản. Xin vui lòng gửi thông tin của bạn về địa chỉ email [địa chỉ email gửi] trước ngày [ngày] nếu có thể. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về việc viết lời chứng thực này, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại [số điện thoại] hoặc email tại [địa chỉ email.]

Trân trọng,
[Tên người viết] [Chức danh] [Tên doanh nghiệp]

Kỉ niệm hàng năm với khách hàng

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến bạn vì những [số năm khách hàng đã làm việc với bạn] năm qua, thời gian mà chúng tôi đã có cơ hội hợp tác với bạn. Đối với chúng tôi, mỗi năm đều là một cơ hội để học hỏi và phát triển trong mối quan hệ của mình với bạn.

Chúng tôi trân trọng sự tin tưởng và gắn kết của bạn và cam kết tiếp tục đổi mới và nâng cao chất lượng dịch vụ của mình để đáp ứng mọi mong đợi của bạn. Nếu có thể làm bất kỳ điều gì để nâng cao trải nghiệm của bạn hoặc nếu có ý kiến đóng góp nào, hãy đừng ngần ngại liên hệ qua số điện thoại [số điện thoại] hoặc email [địa chỉ email.]

Chúng tôi mong sẽ tiếp tục được hợp tác chặt chẽ và phát triển cùng bạn trong những năm sắp tới.

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Chức danh của bạn] [Tên doanh nghiệp]

Hồi đáp lời khiếu nại từ khách hàng

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi viết thư này để thông báo rằng đã nhận được khiếu nại của bạn vào ngày [ngày khách hàng đưa ra khiếu nại.] Chúng tôi rất tiếc về trải nghiệm không hài lòng mà bạn đã trải qua và cam kết giải quyết vấn đề của bạn một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Chúng tôi đang tiến hành điều tra vấ

Nguồn: https://izumi.edu.vn/
Danh mục: Biểu mẫu