Cách viết thư hỏi hàng chuyên nghiệp: Tự tin gửi câu hỏi thông tin

Bạn đã bao giờ tự hỏi về cách viết thư hỏi hàng chuyên nghiệp? Đây là một vấn đề mà nhiều người trong lĩnh vực mua hàng quan tâm. Viết thư hỏi hàng không chỉ thể hiện sự hiểu biết, chuyên nghiệp của bạn mà còn là công việc quan trọng của nhân viên purchasing khi hỏi thông tin về hàng hóa từ nhà cung cấp. Vậy hãy cùng tìm hiểu cách viết thư hỏi hàng một cách chuyên nghiệp nhất.

1. Thư hỏi hàng là gì?

Thư hỏi hàng là một phương thức gửi thông tin thông qua các phương tiện như điện thoại, điện tín, fax hoặc thậm chí bưu thiếp. Nếu bạn cần giới thiệu thêm về bản thân hoặc công ty, thì một thư hỏi hàng sẽ là lựa chọn phù hợp. Nội dung của thư hỏi hàng dựa trên thông tin bạn đã biết về nhà cung cấp, xem họ ở trong nước hay nước ngoài và loại hàng mà bạn đang tìm hiểu. Vì thế, thư hỏi hàng có thể được coi là “lời chào hàng của người mua gửi cho người bán để hỏi thông tin về hàng hoặc dịch vụ”.

Bạn đang xem: Cách viết thư hỏi hàng chuyên nghiệp: Tự tin gửi câu hỏi thông tin

2. Cách viết thư hỏi hàng chuyên nghiệp

Khi viết thư hỏi hàng, bạn cần chú ý cả văn phong và nội dung. Dưới đây là một số lưu ý:

• Sử dụng lời văn khéo léo, nhả nhặn, đặc biệt khi bạn viết thư cho một công ty mà bạn chưa từng làm việc trước đây.
• Thư hỏi hàng cần rõ ràng, tránh gây hiểu nhầm. Hãy diễn tả rõ loại hàng, chất lượng và số lượng bạn cần. Tốt hơn hết, nếu có thể, hãy yêu cầu hoặc gửi hàng mẫu để đảm bảo cả hai bên hiểu đúng về hàng hoá.
• Nếu bạn có yêu cầu đặc biệt, như đóng gói và vận chuyển, hãy đề cập rõ ràng. Đương nhiên, bạn cần chịu chi phí cho những yêu cầu đó.
• Trong thư hỏi hàng, hãy thể hiện sự hấp dẫn, sự hứa hẹn. Ví dụ, nếu hàng hoá đáp ứng yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt hàng lớn hơn.

Cách hành văn (phraseology)

Một thư hỏi hàng thông thường gồm các phần sau:

Mở đầu

Hãy nêu lý do bạn biết đến nhà cung cấp hoặc sản phẩm của họ. Dưới đây là một số cách viết:

• Chúng tôi quan tâm đến loại vải Gabardines làm từ len mà bạn đã quảng cáo trên “The Economist” số cuối tuần trước. (muốn mua…)
• Chúng tôi được thông tin từ Ban Kinh tế Đại sứ quán Indonesia tại Hà Nội rằng bạn đang sản xuất các sản phẩm tre để xuất khẩu. (được biết từ…)
• Chúng tôi được Mr. J. Jone của … (TCCI) giới thiệu biết rằng bạn đang sản xuất và xuất khẩu giày và túi xách bằng da thật và các nguyên liệu tự nhiên khác. (được thông báo bởi…)
• Chúng tôi rất ấn tượng với lựa chọn dụng cụ làm vườn đã được trưng bày tại gian hàng của bạn tại Triển lãm Gardening diễn ra ở Hamburg. (ấn tượng bởi…)
• Tôi đang trả lời quảng cáo của bạn trong phiên bản tháng Sáu của “Tailor”. (đang trả lời từ…)

Ngoài ra, bạn cũng có thể giới thiệu công ty của mình cho nhà cung cấp:

• Chúng tôi xin giới thiệu về công ty chúng tôi là một trong những nhà nhập khẩu hàng đầu về loại hóa phẩm này tại Việt Nam.
• Chúng tôi xin giới thiệu chúng tôi là một trong những công ty nổi tiếng của đất nước chúng tôi, chuyên kinh doanh các loại hóa phẩm.
• Chúng tôi là khách hàng thường xuyên của dầu paraffin và đang tìm kiếm nhà cung cấp cho nguyên liệu này.
• Chúng tôi là một hợp tác xã bán buôn có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh.
• Chúng tôi là công ty con của Matsushita Electronics Corporation chuyên sản xuất bán dẫn.
• Chúng tôi là một trong những nhà sản xuất hàng đầu về hóa chất trong khu vực và đang tìm kiếm đối tác kinh doanh mới tại Việt Nam.

Một số mẫu thư hỏi hàng

Bạn có thể xem một số mẫu thư hỏi hàng dưới đây:

Nội dung chính

Hỏi thông tin về chất liệu, hàng mẫu, khuôn mẫu:

Nếu bạn muốn xem chất liệu hoặc sản phẩm trước khi đặt hàng, hầu hết nhà cung cấp sẽ sẵn lòng cung cấp mẫu để bạn có thể lựa chọn dễ dàng hơn. Dưới đây là một số ví dụ:

• Xin vui lòng gửi cho chúng tôi một tờ rơi (brochure…) về sản phẩm điện tử này và cho biết giá cả.
• Xin vui lòng gửi cho chúng tôi bản catalogue với danh sách giá và quy định thanh toán để đảm bảo giao hàng nhanh chóng.
• Xin vui lòng cho chúng tôi biết giá thấp nhất của Quạt điện “Suomi 205” để giao hàng trong vòng bốn tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng.
• Xin vui lòng cung cấp thông tin mà bạn có thể, ghi chú “Dành cho Giáo sư Kazuhiro” – Bệnh viện Tokyo, Kinuta-Seragayaku.

Yêu cầu đặc biệt, điều khoản thanh toán, giảm giá:

Các công ty thường cung cấp giá và điều kiện trong quảng cáo hoặc tài liệu, nhưng có thể không áp dụng cho khách hàng tiềm năng. Dưới đây là một số điểm cần chú ý:

• Chúng tôi muốn thảo luận về vấn đề bảo trì trước khi quyết định lắp đặt model nào trong nhà máy của chúng tôi. Xin vui lòng sắp xếp để một đại diện của bạn đến thăm trong vòng hai tuần tới.
• Chúng tôi thường thỏa thuận giảm giá thương mại 30% cùng với giảm giá theo số lượng cho đơn hàng trên 1.000 sản phẩm.
• Thông thường, chúng tôi thanh toán dựa trên hóa đơn hàng tháng và có thể cung cấp các tham chiếu thông thường nếu cần thiết.
• Chúng tôi thường thanh toán bằng hóa đơn sau 30 ngày kể từ khi nhận đơn đặt hàng.
• Chúng tôi muốn biết những khoản giảm giá cho số lượng hàng chúng tôi đặt hàng.

Yêu cầu trả lại hàng khi không bán được:

Đôi khi các nhà bán sỉ và bán lẻ muốn xem hàng sẽ được bán như thế nào trước khi đặt hàng với nhà cung cấp. Họ có thể thực hiện việc này bằng cách thực hiện bán hàng ký gửi (bán hàng không được trả lại). Trong trường hợp này, nhà cung cấp sẽ cần biết thêm về bạn, và thông thường họ sẽ đặt điều kiện trả lại hoặc trả tiền.

• Tờ quảng cáo về các ấn phẩm Lịch sử mới nhất của bạn đã thu hút sự quan tâm của chúng tôi, và chúng tôi muốn cung cấp chúng. Tuy nhiên, chúng tôi chỉ xem xét đặt hàng nếu được bán theo hình thức trả lại hàng. Nếu điều này chấp nhận được, chúng tôi sẽ gửi đơn đặt hàng chính thức của chúng tôi.

Kết luận

Một câu “cảm ơn” đơn giản thường đủ để kết thúc một thư hỏi hàng. Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu một phản hồi nhanh hoặc đề cập đến những yêu cầu hoặc điều kiện cụ thể. Nếu bạn tin rằng công ty của bạn có khả năng trở thành khách hàng thường xuyên và hợp tác lâu dài, hãy thể hiện mong muốn đó.

Trên đây là một số lưu ý khi viết thư hỏi hàng. Dù có khó khăn, nhưng xuất nhập khẩu đang mở ra nhiều cơ hội phát triển. Vì vậy, hãy nắm bắt cơ hội và nắm vững kiến thức về lĩnh vực này. Hãy tự tin viết thư hỏi hàng chuyên nghiệp và thành công trong công việc của bạn.

Nếu bạn quan tâm đến lĩnh vực xuất nhập khẩu và muốn học thêm kiến thức, hãy tham gia khóa học xuất nhập khẩu tại Izumi.Edu.VN. Chúng tôi cung cấp các khóa học thực tế được giảng dạy bởi các chuyên gia hàng đầu trong ngành xuất nhập khẩu và logistics.

Hãy liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về các khóa học: 0904xxxxxx/0966xxxxxx.

Tham khảo thêm:

• Các Trường Hợp Lừa Đảo Trong Mua Bán Hàng Hóa Quốc Tế
• Tổng hợp các website B2B mua bán quốc tế lớn nhất trên thế giới
• Mua hàng qua website thương mại điện tử B2B

Nguồn: https://izumi.edu.vn/
Danh mục: Biểu mẫu