Báo cáo định biên nhân sự: Bí quyết tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp

Định biên nhân sự đang trở thành một hoạt động quan trọng và cần thiết với hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Nhưng bạn đã hiểu rõ về định biên nhân sự là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Cùng Izumi.Edu.VN tìm hiểu thông qua bài viết này nhé.

1. Định biên nhân sự là gì? Tìm hiểu ngay!

1.1 Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là một quá trình nghiên cứu và đánh giá nhằm cắt giảm các chi phí không cần thiết liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Một báo cáo định biên nhân sự giúp các quản lý hiểu rõ về thông tin nhân sự, đánh giá và cắt giảm các chi phí không cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp cân bằng thu chi, xây dựng kế hoạch đào tạo, nâng cao năng lực và cắt giảm nhân sự không hiệu quả.

Bạn đang xem: Báo cáo định biên nhân sự: Bí quyết tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp

Báo cáo này yêu cầu sự hợp tác giữa phòng kế toán và nhân sự. Kế toán báo cáo chi phí nhân sự và đề xuất lương thưởng, tạo lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Trong khi đó, bộ phận nhân sự theo dõi công việc của nhân viên và đảm bảo sự phù hợp với doanh nghiệp.

2. Mẫu báo cáo định biên nhân sự: Xem ngay!

2.1 Báo cáo định biên nhân sự gồm những gì?

Trong một mẫu báo cáo định biên nhân sự, bạn cần có các yếu tố sau:

• Tham số định biên: Đây là các giá trị số liên quan đến hoạt động, chẳng hạn như số lượng sản phẩm, số lần di chuyển, số lượng đơn hàng và các yếu tố tương tự.
• Bảng mô tả công việc: Bảng này trình bày chi tiết công việc mà nhân viên thực hiện tại mỗi vị trí. Ví dụ, viết nội dung trên website, nhập liệu vào máy, thiết kế hình ảnh và các công việc tương tự. Bảng này sẽ phân tích chi phí phát sinh từ các công việc.
• Chi phí: Sau khi áp dụng định biên, doanh nghiệp sẽ xem xét xem chi phí có vượt quá mức quỹ lương cho phép hay không.

Công thức tính định biên nhân sự như sau: Định biên = Tổng thời gian cần làm / Thời gian làm tối đa của nhân viên.

2.2 Tham khảo mẫu báo cáo định biên nhân sự

Để giúp bạn triển khai hiệu quả định biên nhân sự trên thực tế, chúng tôi đem đến một số mẫu định biên nhân sự để bạn tham khảo.

TẢI MẪU ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ

3. Ai là người định biên nhân sự?

Thông thường, Trưởng phòng nhân sự và Trưởng phòng bộ phận liên quan sẽ có trách nhiệm định biên nhân sự. Trong quá trình này, Giám đốc chỉ tham gia với tư cách chỉ đạo.

4. Vai trò của định biên nhân sự: Tìm hiểu ngay!

Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích mà quy trình này mang lại:

• Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự như: Xác định nguồn nhân lực cần thiết ở hiện tại và trong tương lai, chọn lọc ra nhân lực chất lượng và mang lại năng suất tối đa cho công việc.
• Là căn cứ để tuyển dụng và đào tạo nhân sự đi đúng hướng.
• Giúp người quản lý đánh giá và bổ nhiệm vị trí nhân sự mới.
• Là cơ sở để xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên như tiền lương, bảo hiểm và các chi phí xã hội khác liên quan đến nhân sự.

5. Điều kiện thực hiện định biên nhân sự: Đáp ứng ngay!

Để thực hiện định biên nhân sự, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện sau:

5.1 Cấp công ty

• Mỗi doanh nghiệp cần có định hướng chiến lược phát triển rõ ràng.
• Có kế hoạch kinh doanh cụ thể kèm theo ngân sách chi tiết và các kịch bản dự trù phòng trường hợp thay đổi chiến lược.

5.2 Cấp bộ phận

• Mỗi bộ phận cần xác định được hệ thống vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc trong phòng ban của mình.
• Xác định mục tiêu về chất lượng công việc của mỗi nhân viên khi đảm nhận vị trí này.
• Nắm rõ mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực hiện công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.

6. Ý nghĩa của việc định biên nhân sự: Khám phá ngay!

Triển khai định biên nhân sự theo một quy trình chặt chẽ sẽ mang lại những hiệu quả bất ngờ cho doanh nghiệp. Một số ý nghĩa tiêu biểu của việc định biên nhân sự bao gồm:

• Giúp doanh nghiệp quản trị và điều phối nguồn nhân lực.
• Lựa chọn được phương án tối ưu nhất trong sử dụng và phân công lao động.
• Tạo lộ trình phát triển đúng đắn cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực của đội ngũ nhân sự.
• Đảm bảo sự chính xác và hiệu quả của từng thành viên trong hệ thống nhân sự.
• Theo dõi tiến độ công việc nhanh chóng và dễ dàng điều chỉnh khi có sai sót từ cá nhân hoặc phòng ban bất kỳ.
• Nghiên cứu và định hướng phát triển phù hợp với tương lai của cả người lao động và doanh nghiệp.
• Sử dụng nguồn kinh phí cho hoạt động nhân sự một cách hiệu quả.

7. Nguyên tắc trong định biên nhân sự: Nhớ kỹ!

Một kế hoạch, công việc muốn đạt hiệu quả tuyệt đối trên thực tế cần tuân theo những nguyên tắc nhất định. Định biên nhân sự cũng không phải ngoại lệ. Dưới đây là 3 nguyên tắc quan trọng trong định biên nhân sự:

7.1 Tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan là yếu tố vô cùng quan trọng trong định biên nhân sự. Trong việc điều phối nhân sự, cần xem xét tỷ lệ tăng giảm nhân sự giữa các năm. Doanh nghiệp không thể chỉ tập trung vào các số liệu hiện tại mà còn phải xem xét các số liệu trong quá khứ để đánh giá chính xác tình hình. Tỷ lệ tăng giảm nhân sự có thể so sánh với doanh thu, mức chi trả, chi phí nhân sự trực tiếp – gián tiếp, …

Một công thức tính định biên nhân sự phổ biến hiện nay là xem xét giữa tỷ lệ tương quan giữa doanh số và định biên nhân sự. Ví dụ, nếu doanh số tăng 50% trong năm 2022, thì định biên nhân sự trong năm 2023 dự đoán sẽ tăng từ 25 – 35%.

7.2 Định mức lao động

Định mức lao động là nguyên tắc định biên lao động dựa trên số lượng và chất lượng công việc. Để triển khai tốt nhất trên thực tế, cần nắm chắc các yếu tố định biên như số lượng công việc, chỉ tiêu hiệu suất, đối tượng phục vụ và tần suất công việc.

7.3 Tần suất và thời lượng

Tần suất và thời lượng cũng là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua khi thực hiện định biên nhân sự. Cần xác định và đánh giá thời lượng hoàn thành công việc và tần suất hoàn thành của đội ngũ nhân viên. Sau đó, điều chỉnh lại cho phù hợp để vừa phát huy năng lực nhân viên vừa không ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.

8. Các bước trong quy trình định biên nhân sự: Bí quyết thành công!

Để định biên nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần có các bước xây dựng kế hoạch cụ thể. Dưới đây là 5 bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả:

8.1 Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực một cách chính xác, cần nắm rõ khối lượng công việc và mục tiêu cần đạt trong tương lai. Từ đó, xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí cụ thể, với những kỹ năng và phẩm chất nhất định. Đồng thời, lên kế hoạch bổ sung hoặc cắt giảm nguồn nhân lực khi cần thiết.

8.2 Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực là bước quan trọng để xây dựng định biên nhân sự hiệu quả. Cần xác định ưu điểm và hạn chế của nguồn nhân lực hiện có. Điều này bao gồm các yếu tố về hệ thống và quá trình như số lượng, trình độ, kinh nghiệm, chính sách quản lý nhân sự, môi trường văn hóa và các khó khăn tồn đọng trong doanh nghiệp.

8.3 Đưa ra quyết định tăng/giảm nhân lực phù hợp

Dựa trên nhu cầu nguồn nhân lực và thực trạng hiện tại, đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nhân lực phù hợp. Lựa chọn các giải pháp và xác định các hoạt động cần thực hiện để khắc phục tình trạng thiếu hay thừa nhân lực.

8.4 Lên kế hoạch thực hiện quyết định

Sau khi đưa ra quyết định, lên kế hoạch thực hiện định biên nhân sự. Bao gồm kế hoạch tuyển dụng hoặc cắt giảm nhân sự, cơ cấu lại nhân viên trong từng phòng ban, tinh giảm lao động không hiệu quả và đề bạt nhân lực đem lại nhiều giá trị cho công ty.

8.5 Đánh giá hiệu quả của kế hoạch

Cuối cùng, đánh giá hiệu quả của kế hoạch định biên nhân sự. Điều này giúp tìm ra những thiếu sót và rút kinh nghiệm để cải thiện trong các lần thực hiện kế hoạch sau.

Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về định biên nhân sự và cung cấp một số mẫu báo cáo định biên nhân sự để bạn tham khảo. Đừng quên ghé thăm Izumi.Edu.VN để tìm hiểu thêm thông tin hữu ích về lĩnh vực này. Chúc bạn thành công!

Nguồn: https://izumi.edu.vn/
Danh mục: Biểu mẫu