Bạn có thể không ngạc nhiên khi nghe rằng phiếu giao việc là một công cụ quan trọng để thống kê công việc của nhân viên kỹ thuật. Đối với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên kỹ thuật thực hiện nhiều công việc sự vụ hàng ngày, phiếu giao việc là hình thức được lựa chọn nhiều nhất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về phiếu giao việc cho nhân viên kỹ thuật và tại sao nó quan trọng đối với lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật.
1. Phiếu giao việc cho nhân viên là gì?
Phiếu giao việc là một mẫu văn bản được người quản lý hoặc người chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ giao cho cấp dưới, cụ thể là nhân viên kỹ thuật thường xuyên di chuyển bên ngoài. Các đơn vị trong ngành máy văn phòng thường sử dụng mẫu phiếu giao việc tương tự như hình bên dưới:
Bạn đang xem: Phiếu Giao Việc Cho Nhân Viên Kỹ Thuật: Tất Cả Những Gì Bạn Cần Biết
Mẫu phiếu giao việc này chứa các thông tin công việc cụ thể. Tùy vào đặc thù công việc, mỗi doanh nghiệp có thể có những hình thức trình bày khác nhau trên phiếu giao việc, nhưng hầu hết đều bao gồm thông tin về khách hàng, người thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc công việc.
2. Lý do lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật cần sử dụng phiếu giao việc
Phiếu giao việc là một hình thức quan trọng giúp người giao việc truyền tải công việc một cách rõ ràng và người nhận việc, đặc biệt là nhân viên kỹ thuật, nhận được thông tin chi tiết về công việc cần thực hiện. Nhờ có phiếu giao việc, nhân viên kỹ thuật có thể sử dụng nó làm minh chứng trong giờ làm việc và dùng để liên hệ với khách hàng đã hẹn. Phiếu giao việc cũng giúp đánh giá hiệu quả công việc mà nhân viên đã thực hiện.
3. Phiếu giao việc cho nhân viên bao gồm những nội dung nào?
Thông tin công ty:
Thông tin về công ty gồm tên, số điện thoại, email, nhận diện thương hiệu công ty như logo… Những thông tin này giúp nhân viên kỹ thuật có được lòng tin của khách hàng và khách hàng cũng có thể xác nhận được nhân viên đến từ công ty của bạn.
Tên phiếu giao việc:
Tên phiếu giao việc có thể khác nhau tùy thuộc vào cách người quản lý lựa chọn. Đối với các doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật, tên phiếu giao việc có thể được gọi là “phiếu dịch vụ khách hàng”.
Thông tin khách hàng cần hỗ trợ:
Thông tin về khách hàng bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email và thời gian hỗ trợ. Những thông tin này giúp nhân viên dễ dàng đến đúng địa điểm và liên lạc khi cần thiết.
Thông tin nhân viên kỹ thuật hỗ trợ khách hàng:
Thông tin về nhân viên thực hiện công việc giúp khách hàng có thể phản ánh với doanh nghiệp, giúp người quản lý thống kê số lượng công việc, và giúp nhân viên kỹ thuật phân biệt được công việc của mình và người khác.
Vấn đề khách hàng cần hỗ trợ:
Thông tin này quan trọng nhất trong phiếu giao việc. Nội dung vấn đề khách hàng cần hỗ trợ bao gồm sự cố, hiện tượng, nguyên nhân, cách xử lý… giúp nhân viên kỹ thuật nắm bắt và dự đoán vấn đề khách hàng đang gặp phải để rút ngắn thời gian xử lý. Phiếu giao việc cũng chứa thông tin về sản phẩm và vật tư thay thế (nếu có), người giao việc ký tên – đóng dấu xác nhận, người được phân công ký tên và xác nhận của khách hàng.
5. Giao việc cho nhân viên bằng phần mềm quản lý giao việc
Với sự phát triển của công nghệ, ngày càng có nhiều phần mềm quản lý giao việc giúp đơn giản hóa quá trình bàn giao công việc. Hãy lựa chọn một công cụ giao việc đơn giản và phù hợp với đặc thù công việc trong lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật.
Zinwork là phần mềm quản lý giao việc cho kỹ thuật đầu tiên tại Việt Nam. Với Zinwork, mỗi công việc được tạo đều có đầy đủ thông tin phù hợp với đặc thù lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật như tên công việc, thông tin khách hàng, lưu ý công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, nhãn việc, người thực hiện, người giao việc, sản phẩm… Mỗi công việc đều tích hợp cộng điểm thưởng tự động theo cài đặt trước, giúp người quản lý dễ dàng thống kê hiệu suất làm việc mỗi tháng.
Hy vọng thông qua bài viết này về Mẫu phiếu giao việc cho nhân viên kỹ thuật, bạn đã hiểu rõ hơn về công cụ quan trọng này và cách sử dụng nó trong quản lý vận hành doanh nghiệp. Đừng quên ghé thăm website Izumi.Edu.VN để tìm hiểu thêm các giải pháp quản lý công việc và nâng cao hiệu suất làm việc!
Nguồn: https://izumi.edu.vn/
Danh mục: Biểu mẫu
