Cách viết email chuyên nghiệp và thu hút người đọc

Email chính là công cụ giao tiếp trực tuyến quan trọng được sử dụng rộng rãi trong cá nhân và doanh nghiệp ngày nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết email chuẩn để tạo ấn tượng và hiệu quả. Vậy hãy để Izumi.Edu.VN hướng dẫn bạn cách viết email chuyên nghiệp nhất!

Có thể bạn quan tâm

Cấu trúc một mẫu email chuẩn

Trước khi bắt đầu viết email, bạn cần nắm rõ cấu trúc chuẩn của nó. Hiểu rõ những nội dung và phần thông tin cần có sẽ giúp bạn tạo ra một mail chuyên nghiệp. Cấu trúc cho một email chuẩn bao gồm:

Bạn đang xem: Cách viết email chuyên nghiệp và thu hút người đọc

Tiêu đề
Địa chỉ email người nhận
Lời chào đầu email
Nội dung chi tiết của email sẽ có phần mở, thân và kết
Chèn thêm ảnh, liên kết hoặc file tập tin đính kèm.
Chữ ký email, kèm thông tin liên hệ.

Hướng dẫn các bước viết email

Bạn chưa từng viết mail hoặc đã viết những hoàn toàn sai lệch với quy chuẩn? Vậy hãy đọc ngay hướng dẫn chi tiết cách viết từng phần trong email như sau:

Đặt tiêu đề cho email

Phần tiêu đề là thông tin nhằm thông báo cho người nhận vấn đề trong mail truyền tải. Từ đó có thể thu hút người nhận nhìn thấy email của bạn đầu tiên trong hàng trăm thư gửi đến hòm thư của họ. Khi đặt tiêu đề, bạn cần chọn lựa thật kỹ từ ngữ nhằm thông báo một cách bao quát nhất cho người nhận.

Gửi lời chào – lý do viết email

Lời chào mở đầu email rất quan trọng, tuỳ thuộc vào đối tượng người nhận mà bạn nên chọn cách mở lời khác nhau. Cách trình bày lời chào bạn cần lưu ý theo cấu trúc sau: [Từ chào] + [Tên riêng người nhận] + [dấu phẩy].

Viết nội dung email

Tuỳ vào dạng email bạn gửi cho người nhận với mục đích gì mà sẽ triển khai nội dung sao cho phù hợp. Một email chuẩn về nội dung sẽ phải có đầy đủ 3 phần là: Mở, thân và kết.

Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm

Trong email công việc hay email ứng tuyển, file đính kèm rất quan trọng. Nó sẽ được gắn vào cuối email để người nhận có thể tải xuống xem nội dung. Hãy kiểm tra số lượng tệp xem đã đủ hay chưa trước khi gửi.

Tạo chữ ký email

Chữ ký trong email rất quan trọng, nó là phần thể hiện “bạn là ai”, “bạn đến từ đâu”. Hãy cài đặt phần chữ ký này cho tài khoản email của bạn với cấu trúc sau:

Lời cảm ơn.
Họ và tên đầy đủ của chủ sở hữu email.
Chức vụ hoặc vị trí công tác hiện tại.
Số điện thoại đang sử dụng.
Địa chỉ email.
Phương thức liên hệ khác: Zalo, Skype, Whatsapp,…

Những lưu ý khi viết và gửi email

Để email của bạn thêm chuẩn chỉ và chuyên nghiệp, hãy bỏ túi một số lưu ý sau:

Nghĩ trước khi viết: Xác định mục đích và nội dung chính của email trước khi viết để đảm bảo hiệu quả.
Viết email đơn giản, ngắn gọn: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, tránh viết tắt và cấu trúc phức tạp.
Sử dụng dòng Subject: Đặt tiêu đề email nổi bật và tránh bị nhầm là thư rác.
Đặt cấu trúc cho email: Áp dụng cấu trúc chuẩn để tạo sự chuyên nghiệp và tin cậy.
Tránh ngôn ngữ khó hiểu: Viết email trong ngôn ngữ rõ ràng và tránh viết tắt quá nhiều.
Luôn kiểm tra lại email trước khi gửi: Xem lại nội dung, tệp đính kèm và địa chỉ người nhận trước khi gửi.

Với những lưu ý trên, bạn đã sẵn sàng viết email chuyên nghiệp và thu hút người đọc. Hãy áp dụng ngay để tạo ra những email chất lượng nhất!

Tìm việc làm ngay!

JobsGO Banner