Gợi Ý Cách Viết Và 4 Mẫu Thư Nhắc Nhở Thanh Toán Bằng Tiếng Anh

Trong kinh doanh hiện đại, giao tiếp qua email không thể thiếu. Đặc biệt, việc nhắc nhở thanh toán qua email không chỉ giúp đảm bảo sự thanh toán mà còn duy trì mối quan hệ tốt bền vững với khách hàng. Bài viết này sẽ giới thiệu về cách viết thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh cùng với 4 mẫu thư nhắc nhở thanh toán cho bạn tham khảo.

1. Cách viết Email nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh

Khi viết thư nhắc nợ bằng tiếng Anh, có một số nguyên tắc cơ bản bạn cần tuân thủ để email của bạn trở nên rõ ràng, lịch sự và hiệu quả. Dưới đây là một số gợi ý:

Bạn đang xem: Gợi Ý Cách Viết Và 4 Mẫu Thư Nhắc Nhở Thanh Toán Bằng Tiếng Anh

• Sử dụng tiêu đề cụ thể và trực tiếp, ví dụ: “Nhắc nhở thanh toán cho Hóa đơn [Số Hóa Đơn]”. Điều này giúp người nhận hiểu nhanh nội dung email.

• Bắt đầu email với lời chào hỏi lịch sự, ví dụ: “Kính gửi [Tên Khách Hàng], Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành.”

• Trình bày rõ ràng mục đích của email trong phần mở đầu: nhắc nhở thanh toán cho một khoản nợ chưa được thanh toán. Ví dụ: “Chúng tôi viết email này để nhắc nhở bạn về việc thanh toán cho Hóa đơn [Số Hóa Đơn], đáo hạn vào ngày [Ngày Đáo Hạn].”

• Cung cấp thông tin chi tiết về hóa đơn như số hóa đơn, ngày đáo hạn và số tiền cần thanh toán.

• Tạo sự hợp tác và hỗ trợ, nhấn mạnh rằng bạn sẵn lòng giúp đỡ nếu có vấn đề liên quan đến việc thanh toán.

• Cung cấp thông tin về cách thanh toán, bao gồm các phương thức thanh toán chấp nhận.

• Nhắc nhở về những vấn đề có thể xảy ra nếu thanh toán chậm trễ một cách nhẹ nhàng, chẳng hạn như phí trễ nợ.

• Kết thúc email lịch sự và biểu đạt sự cảm ơn: “Cảm ơn bạn đã chú ý đến vấn đề này.”

• Ghi rõ thông tin liên hệ để khách hàng có thể liên hệ nếu cần.

Trước khi gửi email, hãy đọc lại để đảm bảo rằng nó rõ ràng, chính xác và không có lỗi chính tả. Mục tiêu là khuyến khích người nhận thanh toán mà không gây tổn hại đến mối quan hệ hợp tác.

2. 4 Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh

2.1 Nhắc nhở khi sắp đến hạn thanh toán

Khi ngày thanh toán đến gần, gửi email nhắc nhở khách hàng để tránh quên. Lời nhắc này chỉ nhẹ nhàng nhắc về việc thanh toán sắp tới, vì vậy cần duy trì một tông giọng chuyên nghiệp, lịch sự và sử dụng ngôn từ không áp đặt hoặc tiêu cực.

Mẫu thư nhắc nhở thanh toán khi sắp đến hạn:

Subject: Nhắc nhở Thanh toán sắp tới cho Hóa đơn [Số Hóa Đơn]

Kính gửi [Tên Khách Hàng],

Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Khi chúng ta đang tiến đến ngày thanh toán cho Hóa đơn [Số Hóa Đơn], tôi muốn gửi một lời nhắc nhẹ nhàng để đảm bảo vấn đề này được giải quyết kịp thời.

Số tiền [Số Tiền] phải thanh toán trước ngày [Ngày Đáo Hạn]. Chúng tôi nhắc nhở bạn về hạn chót này để tránh phí trễ hạn hoặc sự gián đoạn dịch vụ.

Chúng tôi hiểu rằng việc quản lý thanh toán có thể phức tạp, và chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bất kỳ vấn đề nào bạn gặp phải. Nếu bạn đã sắp xếp thanh toán này, xin vui lòng bỏ qua lời nhắc này. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần thông tin thêm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

Để quá trình thanh toán thuận tiện nhất có thể, chúng tôi chấp nhận các phương thức thanh toán [Danh sách Phương Thức Thanh Toán], và hướng dẫn chi tiết có thể được tìm thấy [Nếu có: Đính kèm/Cung cấp trong Hóa đơn].

Cảm ơn bạn đã chú ý đến vấn đề này. Chúng tôi rất trân trọng sự hợp tác và sự tiếp tục của bạn.

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Vị trí của bạn] [Tên Công Ty] [Thông tin liên hệ của bạn]

2.2 Nhắc nhở khi đã trễ hạn thanh toán

Khi khách hàng đã trễ hạn nhưng chỉ một vài ngày, email nhắc nhở sẽ nhấn mạnh các vấn đề có thể xảy ra nếu không thanh toán kịp thời như phí trễ hạn hoặc lãi suất.

Lúc này, khách hàng chỉ chậm thanh toán so với ngày đáo hạn chưa quá lâu, vì vậy email vẫn cần duy trì một tông giọng lịch sự, nhấn mạnh một cách nhẹ nhàng về bất kỳ hậu quả nào có thể xảy ra do việc chậm trễ.

Mẫu thư nhắc nhở thanh toán khi đã trễ hạn:

Subject: Quan trọng: Thanh toán quá hạn cho Hóa đơn [Số Hóa Đơn]

Kính gửi [Tên Khách Hàng],

Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Chúng tôi viết email này để thông báo về việc thanh toán cho Hóa đơn [Số Hóa Đơn], đã quá hạn kể từ [Ngày Đáo Hạn Ban Đầu]. Hiện tại, số tiền [Số Tiền] vẫn còn đang chờ thanh toán.

Chúng tôi hiểu rằng có thể có nhiều lý do dẫn đến sự chậm trễ này và chúng tôi sẵn sàng thảo luận với bạn về bất kỳ mối quan ngại hoặc vấn đề nào bạn đang gặp phải. Điều quan trọng là chúng ta cùng nhau tìm giải pháp phù hợp cho cả hai bên.

Để tránh bất kỳ sự bất tiện hoặc phí phát sinh thêm, chúng tôi xin nhắc nhở bạn thanh toán càng sớm càng tốt. Nếu bạn đã thanh toán số tiền này, xin vui lòng bỏ qua thông báo này và chấp nhận lời cảm ơn của chúng tôi.

Nếu có bất kỳ vấn đề hoặc cần thêm thông tin về thanh toán này, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo [Thông tin liên hệ của bạn]. Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn.

Chúng tôi đánh giá cao công việc của bạn và hy vọng sẽ giải quyết vấn đề này ngay lập tức. Cảm ơn bạn đã chú ý đến vấn đề quan trọng này.

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Vị trí của bạn] [Tên Công Ty] [Thông tin liên hệ của bạn]

2.3 Nhắc nhở khi đã trễ hạn thanh toán nhiều lần

Thông thường sau 3 lần nhắc nhở, email này sẽ mang tính nghiêm trọng hơn. Tuy nhiên, vẫn cần duy trì tông giọng hợp tác cho phép khách hàng thanh toán lần cuối. Nhấn mạnh rằng đây là lần cuối nhắc nhở và nếu không thanh toán vào lần này, sẽ bắt đầu tính phí trễ hạn, lãi suất hoặc ngắt nguồn cung cấp (điện, nước…).

Mẫu thư nhắc nhở thanh toán khi đã trễ hạn nhiều lần:

Subject: Thông báo cuối cùng: Thanh toán quá hạn cho Hóa đơn [Số Hóa Đơn] – Yêu cầu hành động ngay lập tức

Kính gửi [Tên Khách Hàng],

Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Chúng tôi viết email này với tâm trạng quan ngại về việc thanh toán quá hạn cho Hóa đơn [Số Hóa Đơn]. Hiện tại, khoản thanh toán [Số Tiền] đã quá hạn trong một thời gian dài, và mặc dù đã có những lời nhắc trước đó, chúng tôi không khỏi tiếc nuối khi thấy vẫn chưa có sự giải quyết.

Chúng tôi hiểu rằng có thể có những vấn đề dẫn đến sự chậm trễ này. Tuy nhiên, đây là lần nhắc nhở cuối cùng của chúng tôi, và chúng tôi phải thông báo rằng nếu thanh toán [Số Tiền] không được nhận trước ngày [Ngày Cuối Cùng], chúng tôi sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc áp dụng phí trễ hạn hoặc lãi suất [Tỷ lệ cụ thể] theo các điều khoản và điều kiện của chúng tôi.

Chúng tôi không coi việc này là đơn giản, và chân thành mong muốn tránh điều này. Chúng tôi mạnh mẽ yêu cầu bạn xem xét vấn đề này một cách cấp bách và thanh toán số tiền còn lại sớm nhất có thể. Nếu có bất kỳ vấn đề hoặc nếu bạn muốn thảo luận về một kế hoạch thanh toán, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay lập tức.

Vui lòng nhận thức rằng việc không phản hồi trước ngày [Ngày Cuối Cùng] sẽ dẫn đến các khoản phí bổ sung và có thể dẫn đến hành động để thu hồi nợ.

Cảm ơn bạn đã chú ý đến vấn đề quan trọng này. Chúng tôi coi trọng mối quan hệ của chúng tôi và mong muốn giải quyết tình huống này một cách hòa bình.

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Vị trí của bạn] [Tên Công Ty] [Thông tin liên hệ của bạn]

2.4 Cảm ơn đã thanh toán

Sau khi khách hàng đã thanh toán, gửi email cảm ơn để duy trì mối quan hệ tốt đẹp. Email cảm ơn thể hiện sự quan tâm và trân trọng đối với khách hàng. Điều này giúp xây dựng và củng cố mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty và khách hàng.

Đồng thời, việc gửi email cảm ơn cho thể hiện sự chuyên nghiệp và kỷ luật trong công việc. Điều này tạo ấn tượng tích cực và nâng cao hình ảnh của công ty. Khi khách hàng cảm thấy được trân trọng, họ có nhiều khả năng hơn để tiếp tục giao dịch với công ty trong tương lai.

Mỗi lần liên hệ với khách hàng là một cơ hội để tạo ấn tượng tích cực. Email cảm ơn là một điểm chạm tích cực, giúp khách hàng nhớ đến công ty với những trải nghiệm dễ chịu.

Mẫu thư cảm ơn thanh toán bằng tiếng Anh:

Subject: Cảm ơn bạn đã thanh toán – [Số Hóa Đơn]

Kính gửi [Tên Khách Hàng],

Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn trong trạng thái tốt. Chúng tôi viết email này để bày tỏ lòng biết ơn chân thành về việc thanh toán gần đây cho Hóa đơn [Số Hóa Đơn]. Chúng tôi đã nhận được thanh toán số tiền [Số Tiền] và tài khoản của bạn đã được cập nhật.

Sự nhanh chóng trong việc thanh toán hóa đơn không chỉ giúp duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ, mà còn thể hiện lòng tin tưởng và đáng tin cậy, điều mà chúng tôi quý trọng trong mối quan hệ kinh doanh. Chúng tôi thực sự đánh giá cao sự phản hồi kịp thời và sự dễ dàng trong việc làm việc với bạn.

Là một khách hàng quan trọng, sự hài lòng của bạn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi. Nếu cần hỗ trợ hoặc dịch vụ khác để cải thiện trải nghiệm của bạn với chúng tôi, xin vui lòng liên hệ.

Chúng tôi mong muốn tiếp tục mối quan hệ kinh doanh và sẵn lòng hỗ trợ bạn bằng bất kỳ cách nào chúng tôi có thể. Cảm ơn bạn một lần nữa vì việc thanh toán và sự tin tưởng tiếp tục của bạn vào [Tên Công Ty].

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Vị trí của bạn] [Tên Công Ty] [Thông tin liên hệ của bạn]

Trên đây là tổng hợp các gợi ý về cách viết và 4 mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo. Để nâng cao khả năng ngoại ngữ của bạn càng sớm càng tốt, hãy tham gia các khóa học của Izumi.Edu.VN ngay hôm nay.

Nguồn: https://izumi.edu.vn/
Danh mục: Biểu mẫu