ISO 9001:2015 – Khoản 7.5: Tài liệu văn bản

Xin chào các bạn đến với Izumi.Edu.VN! Hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về một trong những yếu tố quan trọng của ISO 9001:2015 – Khoản 7.5: Tài liệu văn bản.

Khám phá khoản 7.5.1

Trong ISO 9001:2015, Khoản 7.5.1 nhấn mạnh rằng một hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức cần bao gồm thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn này. Điều này đồng nghĩa với việc thông tin dạng văn bản không chỉ có thể là file giấy in ra có chữ ký mà còn có thể là file mềm, bảng treo, hình ảnh hoặc website.

Bạn đang xem: ISO 9001:2015 – Khoản 7.5: Tài liệu văn bản

Thông tin dạng văn bản bao gồm cả tài liệu và hồ sơ cần duy trì và lưu giữ theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Các thông tin bao gồm phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, ghi chép các thông tin cần thiết để hỗ trợ các hoạt động của quá trình, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và thông tin tài liệu khác. Tất cả những thông tin này chỉ xoay quanh hai từ “duy trì” và “lưu giữ”.

Nắm vững khoản 7.5.2

Tiếp theo, trong khoản 7.5.2, ISO 9001:2015 đề cập đến việc thiết lập và cập nhật thông tin dạng văn bản. Tổ chức phải đảm bảo tính nhận biết và cập nhật thông tin này. Điều này đồng nghĩa với việc tổ chức cần đảm bảo thông tin được nhận biết và có các yếu tố như tiêu đề, ngày, tác giả hoặc số tham chiếu. Việc nhận biết thông tin còn bao gồm việc xem xét và phê duyệt tính thích hợp và thỏa đáng của thông tin trước khi phê duyệt. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn và đồng nhất của hệ thống quản lý chất lượng.

Đối với việc định dạng và phương tiện của thông tin dạng văn bản, tổ chức cần đảm bảo tính thích hợp. Điều này có nghĩa là đáp ứng yêu cầu về định dạng như ngôn ngữ, phiên bản mềm, hình ảnh và phương tiện như giấy, điện tử. Việc đảm bảo tính thích hợp của định dạng và phương tiện đảm bảo thông tin phù hợp với mục đích và người sử dụng.

Cùng với đó, việc xem xét và phê duyệt thông tin dạng văn bản và tính thích hợp và thỏa đáng đảm bảo rằng thông tin được xem xét và phê duyệt trước khi phê duyệt. Các biện pháp như chữ ký, email hoặc biên bản cuộc họp có thể được sử dụng để chứng minh việc xem xét và phê duyệt thông tin.

Chấp nhận khoản 7.5.3

Trong khoản 7.5.3, ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức phải kiểm soát thông tin dạng văn bản. Điều này đảm bảo thông tin dạng văn bản sẵn có và thích hợp cho sử dụng, trong bất kỳ nơi nào và khi nào nó được cho rằng cần thiết. Thông tin dạng văn bản cần được bảo vệ tránh sửa đổi ngoài mục đích và phải được bảo quản và bảo toàn.

Việc kiểm soát thông tin dạng văn bản đòi hỏi các hoạt động như phân phối, truy cập, phục hồi và sử dụng. Tổ chức cần xác định và quản lý các tài liệu bên ngoài cần thiết và xác định cách thức nhận biết và kiểm soát chúng.

Để bảo vệ thông tin dạng văn bản, tổ chức cần xác định các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn và rõ ràng của thông tin và áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp. Tổ chức cần cân nhắc về việc lưu giữ và huỷ bỏ các tài liệu dựa trên thời gian lưu giữ cần thiết và đảm bảo rằng các hồ sơ được bảo quản và bảo vệ tránh sửa đổi ngoài mục đích.

Kết luận

Trên đây là một tóm tắt về ISO 9001:2015 – Khoản 7.5: Tài liệu văn bản. Hi vọng rằng thông tin này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình và yêu cầu của ISO 9001:2015 về tài liệu văn bản. Hãy cùng Izumi.Edu.VN duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản một cách thích hợp để đảm bảo hiệu quả quản lý chất lượng và sự thành công của tổ chức.

Để biết thêm thông tin về Izumi.Edu.VN và các dịch vụ chúng tôi cung cấp, hãy truy cập Izumi.Edu.VN ngay hôm nay!

This article is a Vietnamese adaptation of the original article “ISO 9001:2015 – Clause 7.5: Documented Information” by Quantri24h.

Nguồn: https://izumi.edu.vn/
Danh mục: Biểu mẫu