Một trong những phương thức giao tiếp quan trọng giữa các doanh nghiệp và khách hàng chính là qua email. Việc viết email không chỉ giúp bạn giải đáp thắc mắc và trả lời các vấn đề của khách hàng, mà còn thể hiện cái nhìn của khách hàng về doanh nghiệp của bạn. Email có thể coi như bộ mặt của công ty, là cách để bạn trao đổi thông tin và tương tác với khách hàng. Vì vậy, việc viết email chuyên nghiệp, thuyết phục là yếu tố quan trọng để không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội làm ăn nào.
Cách viết email trả lời khách hàng thông dụng
Khi nhận được một email từ khách hàng, hãy dành thời gian suy nghĩ kỹ về cách trả lời sao cho lịch sự, thông tin dễ hiểu và mang lại phản hồi tốt nhất. Đối với những email có tính khẩn cấp, hãy cân nhắc cách trả lời phù hợp để đảm bảo kịp thời.
Bạn đang xem: Mẫu email trả lời khách hàng chuyên nghiệp nhất 2024: Bí quyết giao tiếp hiệu quả
Trong email trả lời, tránh việc viết quá dài dòng và hãy đi thẳng vào ý chính. Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, mạch lạc, dễ hiểu để tránh sự hiểu lầm từ phía khách hàng. Hạn chế sử dụng những từ ngữ không cần thiết, vì ngôn ngữ viết có thể dễ gây hiểu lầm hơn ngôn ngữ nói.
Một email chuyên nghiệp cần có bố cục đầy đủ, gồm các phần sau:
- Ghi đầy đủ thông tin liên lạc trong email và đầu email nên có lời chào thể hiện sự kính trọng, ví dụ như “Dear”, “Gửi Mr/Ms”.
- Bắt đầu email bằng việc đề cập đến vấn đề đang được trao đổi trong email trước đó.
- Trả lời từng câu hỏi của khách hàng thành các đoạn riêng biệt để dễ dàng hiểu được câu trả lời.
- Nội dung email không nên quá dài, nếu cần thì thêm tệp đính kèm.
- Chắc chắn không bỏ sót bất kỳ email nào của khách hàng. Phản hồi mỗi email, có thể đơn giản chỉ là lời xác nhận đã nhận được hoặc hẹn thời gian trả lời khách hàng.
Kết thúc email, hãy tỏ lòng biết ơn và sử dụng các lời như “Cảm ơn”, “Trân trọng”.
Một số mẫu email trả lời khách hàng chuyên nghiệp
[Hình 1: Mẫu email trả lời khách hàng chuyên nghiệp]
Quản lý khách hàng chuyên nghiệp, chăm sóc hiệu quả với Nhanh.vn
“Chào cô Huyền,
Cảm ơn cô đã quan tâm đến phần mềm quản lý bán hàng của chúng tôi. Một thành viên của nhóm sẽ liên hệ với cô vào ngày mai để giải thích chi tiết về các dịch vụ phù hợp với nhu cầu kinh doanh của cô.
Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành cảm ơn yêu cầu của cô.
Trân trọng,
Mark”
[Hình 2: Mẫu email xác nhận đã nhận được email từ khách hàng]
Nên có một chiếc email phản hồi xác nhận để khách hàng yên tâm
“Chào ông Johnny Suh,
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn ông đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm của công ty chúng tôi. Chúng tôi rất vui vì ông đã luôn ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua. Ông là một khách hàng tuyệt vời đối với chúng tôi. Chúng tôi hứa sẽ tiếp tục mang đến những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho ông.
Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành cảm ơn.
Trân trọng,
Mark”
[Hình 3: Mẫu email cảm ơn để duy trì mối quan hệ với khách hàng]
Một chiếc email cảm ơn để duy trì mối quan hệ với khách hàng
“Chào ông Kinkar,
Về việc đính kèm khóa học tiếp thị qua email mà ông yêu cầu, theo thông tin trên trang web, chúng tôi sẽ tiếp tục gửi các phiên bản cập nhật của khóa học theo thời gian để đảm bảo rằng ông có thể nghiên cứu kỹ chương trình đầu tiên của khóa học. Đây là những thông tin đáng tin cậy và cung cấp một cơ sở vững chắc cho khóa học.
Chúng tôi hy vọng chiến dịch email của ông đã mang lại kết quả tốt. Nếu có bất kỳ vấn đề hoặc ý kiến nào, hãy cho chúng tôi biết để chúng tôi có thể hỗ trợ ông.
Trân trọng,
James Blunt”
[Hình 4: Mẫu email xin lỗi và cam kết cải thiện]
Xin lỗi khách hàng vì sự bất tiện gây ra và cam kết cải thiện
“Chào ông Anh,
Thật lòng xin lỗi vì đã làm ông phải dành thời gian với đội Sale của chúng tôi hơn 20 phút. Chúng tôi hiểu rằng điều này đã gây thất vọng cho ông và chúng tôi cam kết rằng sẽ không để điều này xảy ra lần nữa.
Chúng tôi đang xử lý sự cố trong hệ thống và sẽ thông báo cho ông ngay sau khi vấn đề được giải quyết. Chúng tôi sẽ cố gắng đảm bảo rằng mỗi khách hàng đều hài lòng với doanh nghiệp của chúng tôi và chân thành xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho ông. Nếu có thêm bất kỳ câu hỏi, ý kiến, hoặc sự quan tâm nào, hãy cho chúng tôi biết.
Trân trọng,
Mark”
[Hình 5: Mẫu email trả lời yêu cầu thông tin]
Chào bà Taylor,
Cảm ơn bà đã quan tâm đến phần mềm quản lý bán hàng của chúng tôi. Để chúng tôi có thể tư vấn kỹ hơn, chúng tôi mong nhận được thêm thông tin về nhu cầu sử dụng của bà:
- Bà sử dụng phần mềm cho loại hình doanh nghiệp nào? Bà phải là quản lý, chủ sở hữu, hoặc chủ một doanh nghiệp không?
- Bà sẽ sử dụng phần mềm trên thiết bị di động hay máy tính? Máy tính bà là máy PC hay máy tính xách tay?
- Mục đích chính của bà khi sử dụng phần mềm là thu hút khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho…?
Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của bà. Hy vọng bà sẽ tìm được phần mềm phù hợp nhất cho nhu cầu kinh doanh của mình.
Trân trọng,
Trên đây là một số mẫu email trả lời khách hàng trong các tình huống khác nhau. Mong rằng những gợi ý này sẽ hữu ích với bạn.
Xem ngay: 9 bí quyết làm nên nghệ thuật chốt sale khiến khách hàng không thể chối từ
Nguồn: https://izumi.edu.vn/
Danh mục: Biểu mẫu
