CÁCH TRẢ LỜI THƯ HỎI HÀNG VÀ LÀM BÁO GIÁ

Bạn có phải làm việc trong lĩnh vực kinh doanh và mỗi ngày nhận được hàng trăm email hỏi hàng từ các khách hàng tiềm năng? Bạn có bối rối không biết phải trả lời ai trước và thường thấy khách hàng không phản hồi sau khi bạn gửi báo giá cho họ? Hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn cách trả lời thư hỏi hàng từ khách hàng một cách hiệu quả và đưa ra báo giá đúng cách.

Bước 1: Phân loại trước khi trả lời thư hỏi hàng

Trong trường hợp bạn nhận được rất nhiều thư hỏi hàng và bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy sàng lọc và phân loại các thư hỏi hàng để ưu tiên trả lời email. Đánh giá nội dung thư hỏi hàng dựa trên các tiêu chí sau đây:

Bạn đang xem: CÁCH TRẢ LỜI THƯ HỎI HÀNG VÀ LÀM BÁO GIÁ

• Thư hỏi hàng cung cấp thông tin cụ thể, rõ ràng và căn cứ mức độ chi tiết của thư hỏi hàng.
• Thư hỏi hàng cung cấp thông tin cụ thể, rõ ràng nhưng vắn tắt.
• Thư hỏi hàng chung chung, không cung cấp thông tin cụ thể.

Thư hỏi hàng cụ thể và chi tiết

Đây là loại thư hỏi hàng từ người mua tiềm năng với yêu cầu đầy đủ, chi tiết và rõ ràng về số lượng hàng, quốc gia xuất khẩu, thời gian nhận hàng, hình ảnh minh họa và có thể có thông tin về công ty của họ.

Cách trả lời:

• Ưu tiên trả lời đầu tiên.
• Dựa trên yêu cầu cụ thể của khách hàng, đưa ra mô tả chi tiết về sản phẩm.
• Thể hiện kinh nghiệm của bạn trong lĩnh vực xuất khẩu ở các thị trường khác.
• Giới thiệu những dịch vụ gia tăng mà bạn có thể cung cấp.

Thư hỏi hàng cụ thể nhưng trình bày ngắn gọn

Loại thư hỏi hàng này thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm cụ thể nhưng không có nhiều yêu cầu khác. Thông thường, người mua sẽ dựa trên thông tin có sẵn từ người bán để yêu cầu báo giá.

Cách trả lời:

• Phản hồi trong ngày.
• Tìm kiếm thông tin về khách hàng trên Internet hoặc các kênh khác.
• Đưa ra mô tả sản phẩm và báo giá theo yêu cầu của khách hàng.

Thư hỏi hàng kiểu chung chung

Thư hỏi hàng kiểu chung chung chỉ đề cập đến các loại hàng hoặc danh mục mặt hàng mà không có yêu cầu cụ thể.

Cách trả lời:

• Trả lời sau và ưu tiên thấp hơn các loại thư hỏi hàng khác.
• Tìm kiếm thông tin về khách hàng qua Internet hoặc các kênh khác.
• Cố gắng phỏng đoán nhu cầu của khách hàng.
• Đưa ra báo giá phù hợp dựa trên thông tin phỏng đoán trong yêu cầu.

Với 3 loại thư hỏi hàng như đã đề cập ở trên, để ưu tiên trả lời, bạn nên tuân thủ thứ tự sau:

1. Thư hỏi hàng cụ thể, chi tiết.
2. Thư hỏi hàng cụ thể nhưng trình bày ngắn gọn.
3. Thư hỏi hàng kiểu chung chung.

Bước 2: Trả lời thư hỏi hàng từ người mua

Sau khi phân loại và ưu tiên thứ tự trả lời thư hỏi hàng, hãy xem xét cách trả lời email. Để khách hàng ấn tượng với sự phản hồi của bạn, hãy chú ý đến các yếu tố sau:

1. Nghiên cứu về khách hàng

Một thư hỏi hàng thường cung cấp thông tin từ người mua, bao gồm tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại. Một số người mua sẽ giới thiệu về công ty của họ, quốc gia xuất khẩu hàng hóa và mạng lưới bán hàng. Hiểu biết về quốc gia nhập khẩu hàng hóa sẽ giúp bạn đưa ra báo giá phù hợp với nhu cầu và thị trường của người mua.

2. Thời gian phản hồi

Hãy cố gắng phản hồi thư hỏi hàng trong ngày. Nếu bạn không thể đưa ra báo giá ngay, hãy thông báo với khách hàng rằng bạn đã nhận được thư và cần thêm thời gian để kiểm tra thông tin trước khi đưa ra báo giá. Nếu không nhận được phản hồi từ khách hàng, hãy liên hệ với họ để xác nhận việc gửi email. Bạn có thể gửi cho khách hàng các thông tin mới nhất về sản phẩm hoặc xu hướng mới của thị trường để họ quan tâm đến bạn hơn.

3. Làm báo giá

Một báo giá chuẩn thường bao gồm các nội dung sau:

• Giá: Tùy thuộc vào điều kiện giao hàng cụ thể và cảng đích.
• Logistics: Chọn công ty vận chuyển uy tín để đảm bảo an toàn và hợp lý về cước phí.
• Thời gian giao hàng: Đề cập đến thời gian giao hàng dự kiến.
• Mô tả sản phẩm: Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm và các thông số kỹ thuật để chứng minh sự chuyên nghiệp của bạn.
• Đóng gói: Cung cấp thông tin về quy cách đóng gói sản phẩm, số lượng container và loại hàng.
• Hình ảnh sản phẩm: Sử dụng hình ảnh rõ ràng và chi tiết để giới thiệu sản phẩm. Hàng mẫu: Chuẩn bị và gửi hàng mẫu nếu cần thiết.

4. Giao tiếp qua email

Để khách hàng đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn, hãy lưu ý những điều sau:

• Tiêu đề email: Ngắn gọn và cụ thể để khách hàng dễ dàng tìm thấy báo giá.
• Nét chữ: Sử dụng kích thước phù hợp và không sử dụng chữ in hoa toàn bộ. Bôi đậm hoặc đánh dấu màu cho những ý chính.
• Chữ ký: Đánh giá sự chuyên nghiệp và cung cấp thông tin liên lạc cơ bản như tên công ty, địa chỉ, website, điện thoại, email, skype.

Hy vọng với những chia sẻ này, bạn đã có thêm kỹ năng để trả lời thư hỏi hàng một cách hiệu quả và thu hút nhiều khách hàng hơn. Hãy luôn đồng hành cùng Izumi.Edu.VN để nâng cao kiến thức và kỹ năng của bạn trong lĩnh vực kinh doanh.

Nguồn: https://izumi.edu.vn/
Danh mục: Biểu mẫu