Mẫu quy trình quản lý tài sản trên Excel: Tài trợ cho doanh nghiệp của bạn

Bạn đang muốn tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp mình? Hãy tải xuống mẫu quy trình quản lý tài sản trên Excel, một công cụ hữu ích và hiệu quả giúp bạn đăng ký, quản lý và theo dõi tài sản một cách dễ dàng và chính xác. Với mẫu này, bạn có thể quản lý tài sản cố định, tài sản theo hạ tầng và tài sản IT trong doanh nghiệp của mình. Bạn cũng có thể tùy chỉnh biểu mẫu để phù hợp với từng bộ phận và mục tiêu quản lý tài sản cụ thể.

Có thể bạn quan tâm

Quy trình quản lý tài sản là gì?

Quy trình quản lý tài sản là một chuỗi các hoạt động và quy trình được thiết lập để theo dõi, kiểm soát và duy trì tài sản của doanh nghiệp. Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo rằng tài sản được sử dụng hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thất thoát và hỗ trợ cho quyết định chiến lược trong công ty. Quy trình quản lý tài sản cũng giúp tối ưu hóa vòng đời của tài sản, từ việc mua sắm cho đến giai đoạn loại bỏ.

Bạn đang xem: Mẫu quy trình quản lý tài sản trên Excel: Tài trợ cho doanh nghiệp của bạn

Các bước xây dựng quy trình quản lý tài sản theo ISO

Một trong những phương pháp phổ biến để xây dựng quy trình quản lý tài sản hiệu quả là áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 55000. Tiêu chuẩn này định nghĩa các yêu cầu và hướng dẫn về quản lý tài sản, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý tài sản cố định. Quy trình quản lý tài sản cố định theo ISO gồm các bước sau:

Xác định chiến lược quản lý tài sản: Xác định mục tiêu, cam kết và kế hoạch dài hạn trong việc quản lý tài sản.
Đánh giá rủi ro: Xác định và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tài sản của công ty và thiết lập các biện pháp kiểm soát phù hợp.
Quản lý thông tin tài sản: Thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin về tài sản, bao gồm cả thông tin về việc sử dụng, bảo trì và sửa chữa.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Đảm bảo quy trình quản lý tài sản được thực hiện đúng quy trình và tiến hành đánh giá hiệu quả của quy trình này.
Liên tục cải tiến: Dựa vào các kết quả đánh giá và theo dõi hiệu quả, tiến hành liên tục cải tiến quy trình quản lý tài sản. Đồng thời lắng nghe ý kiến đóng góp từ các bên liên quan và thực hiện các điều chỉnh phù hợp để tối ưu hóa quy trình.

Mẫu quy trình quản lý tài sản bằng Excel và gồm những gì?

Các biểu mẫu quản lý tài sản SlimCRM giới thiệu bao gồm:

Mẫu quy trình quản lý tài sản đơn giản.
Biểu mẫu quản lý tài sản CNTT của doanh nghiệp trên Excel.
File quản lý tài sản cố định bằng Excel.

Biểu mẫu quản lý tài sản trên Excel thường bao gồm các danh mục sau:

Thông tin tài sản

Item Number: Số nhận dạng duy nhất cho từng tài sản.
Tên: Tên của từng tài sản.
Mô Tả: Mô tả ngắn gọn về đặc điểm hoặc mục đích của tài sản.
Loại: Phân loại từng tài sản dựa trên loại (ví dụ: phần cứng máy tính hoặc phần mềm).

Vị trí

Bộ Phận: Bộ phận hoặc đơn vị nơi mỗi tài sản đặt.
Khu vực: Vị trí chính xác trong bộ phận mà tài sản được đặt.

Mua Sắm

Ngày Đặt Hàng Cuối Cùng: Ngày đặt hàng gần đây nhất cho từng tài sản.
Nhà Cung Cấp: Tên nhà cung cấp mà tài sản đã mua.
Giá Mua Cho Mỗi Tài Sản: Giá mua của từng tài sản.
Ngày Hết Hạn Bảo Hành: Ngày hết hạn bảo hành của tài sản.

Số Lượng/Giá Trị

Tình Trạng: Tình trạng hoặc điều kiện của từng tài sản cụ thể.
Số Lượng: Số lượng có sẵn của mỗi tài sản.
Giá Trị Tài Sản: Giá trị tiền tệ được gán cho từng tài sản.
Tổng Giá Trị: Tổng giá trị tích lũy của từng tài sản.

Thông Tin Tài Sản

Model: Chi tiết model của tài sản.
Nhà Cung Cấp: Số định danh duy nhất của nhà cung cấp.
Ghi Chú: Ghi chú liên quan đến tài sản.
Ảnh/Đường Dẫn: Ảnh hoặc liên kết đến hình ảnh tương ứng của tài sản.
Tổng Giá Trị Tài Sản: Tổng giá trị tự động tính toán của tất cả các tài sản.

Các Thông Tin Tùy Chọn

Ngoài ra, một số biểu mẫu quản lý tài sản trên Excel có thể bao gồm các yếu tố khác như:

Đặt Hàng Lại: Thông tin đặt hàng lại cho từng tài sản.
Thời gian Cho Mỗi Đơn Hàng: Tổng số ngày giữa đặt hàng và nhận hàng từ nhà cung cấp.
Số Lượng Đặt Lại: Số lượng tài sản để đặt hàng lại.
Tình Trạng: Chỉ định liệu mỗi tài sản có sẵn hay đã ngừng cung cấp.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý tài sản bằng Excel

Việc sử dụng biểu mẫu quản lý tài sản Excel mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn:

Dễ dàng theo dõi thông tin: Mẫu quy trình giúp tổ chức thông tin liên quan đến tài sản một cách cụ thể và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
Tiết kiệm thời gian và công sức: Việc sử dụng mẫu Excel giúp tiết kiệm thời gian so với việc lập trình từ đầu.
Tối ưu hóa quy trình quản lý: Mẫu quy trình cho phép theo dõi hiệu quả sử dụng tài sản và đánh giá rủi ro, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp.

Nhược điểm của mẫu quy trình quản lý tài sản Excel và cách khắc phục

Mặc dù mẫu quy trình quản lý tài sản trên Excel có nhiều lợi ích, cũng cần lưu ý đến một số nhược điểm:

Hạn chế tính tự động: Mẫu quy trình quản lý tài sản trên Excel có hạn chế về tính tự động so với các phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp. Việc thực hiện các tính toán phức tạp và tự động cập nhật dữ liệu trong Excel có thể tốn thời gian và công sức của người sử dụng.
Không thích ứng với quy mô lớn: Mẫu Excel thường hữu ích cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn với số lượng tài sản lớn và phức tạp, Excel có thể không đáp ứng đủ các yêu cầu và hiệu suất quản lý.
Rủi ro sai sót: Sử dụng mẫu quy trình trên Excel có thể dễ dẫn đến rủi ro sai sót, đặc biệt khi việc nhập liệu và cập nhật dữ liệu được thực hiện bởi nhiều người. Điều này có thể gây ra các sai sót về thông tin tài sản và dẫn đến không chính xác trong quy trình quản lý.

Để khắc phục nhược điểm đó, hãy trải nghiệm SlimCRM – phần mềm quản lý tài sản tiên tiến với khả năng tối ưu quy trình quản lý tài sản và giảm thiểu rủi ro sai sót trong xử lý số liệu thủ công bằng Excel.

SlimCRM được phát triển theo định hướng xRM, trong đó “X” đại diện cho các biến số xoay quanh các mối quan hệ mà doanh nghiệp có thể có. SlimCRM cho phép doanh nghiệp theo dõi và tối đa hóa giá trị của các mối quan hệ, đồng thời mở rộng sức mạnh của CRM. Bạn có thể trải nghiệm SlimCRM tại đây.

Quản lý tài sản là một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh hiện đại. Bằng cách sử dụng mẫu quy trình quản lý tài sản trên Excel hoặc chuyển đổi sang SlimCRM, doanh nghiệp của bạn sẽ có cơ hội tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu rủi ro và nâng cao giá trị tài sản.

Nguồn: https://izumi.edu.vn/
Danh mục: Biểu mẫu