MẪU THƯ MỜI ĐI CÔNG TÁC BẰNG TIẾNG ANH CHI TIẾT

Thời gian gần đây, việc công tác nước ngoài và điều trực tiếp với đối tác đã trở thành nhu cầu ngày càng tăng. Để chuẩn bị cho chuyến đi này, bạn cần nắm vững quy trình và nộp hồ sơ visa, trong đó có thư mời công tác bằng tiếng Anh. Vậy mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh là gì? Và cách viết như thế nào? Hãy cùng Langmaster khám phá trong bài viết này nhé.

I. Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài là gì?

Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài là một dạng thư mời mà các công ty nước ngoài gửi tới các doanh nhân, mời họ đến nước của công ty đó để thực hiện các hoạt động công việc. Mỗi đối tác có thể yêu cầu mẫu thư mời khác nhau tùy thuộc vào tình huống cụ thể.

Ở Mỹ và một số quốc gia khác, thư mời đi công tác bằng tiếng Anh là một phần quan trọng trong việc xin visa. Trong thư, cần mô tả rõ mục đích của chuyến công tác (như đàm phán hợp đồng, tham gia hội nghị kinh doanh, tham gia cuộc họp), thời gian và thậm chí cả kế hoạch cụ thể.

II. Cách viết thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh

1. Đối với người được mời

Người được mời (doanh nhân) cần điền đầy đủ các thông tin sau:

• Họ và tên đầy đủ
• Ngày, tháng, năm sinh
• Đại diện công ty, chức vụ
• Địa chỉ và số điện thoại
• Mối quan hệ giữa công ty gửi lời mời và người được mời, lịch sử kinh doanh giữa hai bên
• Mục đích chuyến công tác: tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, đàm phán hoặc đào tạo
• Thời gian công tác
• Thông tin về chỗ ở và tài chính, chẳng hạn như liệu công ty có cung cấp chỗ ở hay không và liệu công ty có chi trả chỗ ở, bữa ăn hoặc các chi phí hàng ngày hay không.
• Ngày, tháng, năm xuất cảnh

2. Đối với người mời

Các thông tin cần được điền bởi người mời (công ty đối tác) bao gồm:

• Tên công ty đối tác
• Tên và chức vụ của người viết thư mời
• Địa chỉ và số điện thoại của công ty
• Địa chỉ email
• Tóm tắt lĩnh vực hoạt động của công ty

3. Lưu ý khi viết thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh

• Giọng văn trang trọng: Duy trì giọng văn trang trọng và rõ ràng trong từng phần của thư. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh sử dụng biệt ngữ hoặc thuật ngữ phức tạp.
• Nội dung chi tiết: Viết cụ thể về mục đích chuyến công tác, mối quan hệ giữa các công ty và người được mời, cũng như các chi tiết quan trọng khác.
• Cung cấp các tài liệu đính kèm liên quan: Để làm cho thư mời thêm thuyết phục, nên cung cấp các tài liệu quan trọng như bản sao hộ chiếu, chứng minh cư trú, sao kê ngân hàng (nếu có hỗ trợ tài chính) hoặc thậm chí lịch trình công tác của bạn.
• Kiểm tra lỗi ngữ pháp: Luôn đọc lại thư mời đi công tác nước ngoài trước khi gửi đi. Sai sót nhỏ có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc từ chối cấp visa.

III. Gợi ý mẫu thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh hay nhất

Mẫu 1. Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài chi tiết

Letter of Invitation

Dear The U.S. Consulate General Officer,

I am writing this letter to confirm that Faca Company, located at 123 Main Street, Anytown, CA 12345, will be hosting Ms. Hien Nguyen, who is an employee of Allure Alchemy Company, during her upcoming business trip to the United States.

The purpose of the trip is to attend important business meetings for 2024. It will occur from February 1st, 2024 to February 6th, 2024. During this time, Ms. Hien Nguyen will be visiting various individuals, including Mr. Mitchell Grey, Mr. Ethan Marshall, and Mrs. Mia Harper.

We confirm that Ms. Hien Nguyen is an employee of Allure Alchemy and holds the position of business manager. Her passport number is ______, and she is a national of Vietnam. We assure you that Ms. Hien Nguyen has strong ties to her home country and will return after the trip.

Ms. Hien Nguyen will stay at The Peninsula Hotels during her visit. We will cover all her expenses, including travel, accommodations, meals, and daily expenses. We have attached the relevant financial documents to this letter.

We assure you that Ms. Hien Nguyen will abide by all the US rules and regulations during her stay, and we take full responsibility for her actions while she is here.

Thank you for considering this visa application.

Sincerely,

[Chữ ký tay]

Chloe Grace
Business Manager
Faca Company, 123 Main Street, Anytown, CA 12345, USA
1-XXX-YYY-ZZZZ

Mẫu 2. Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh ngắn gọn

Letter of Invitation

Dear Officer,

Please be informed that Mr. Quang Pham Van, a Sales Manager for StellarShip Logistics Corporation, is invited for a business visit to our company, TransGlobal Express, located at 68 Main Street, Anytown, CA 12345, the United States.

Mr. Quang Pham Van will be going to Germany for business meetings. He will be meeting with Mr. Peter Mueller, the CEO, and Ms. Anna Schmidt, the Head of Marketing.

Mr. Quang Pham Van plans to travel to the United States on February 15, 2024, and stay until February 20, 2024.

Based on our experience, we feel confident that Mr. Quang Pham Van has a high degree of integrity while in the United States. Therefore, our company will assume full financial responsibility for his trip, including round-trip transportation, accommodations, and all local expenses.

Mr. Quang Pham Van will not provide any technical services and has no intention to immigrate to the United States.

Please contact me at 1-XXX-YYY-ZZZZ or [email protected] if you need any additional information.

Sincerely,

[Chữ ký tay]

Mitchell Grey
Sales Manager
TransGlobal Express, 68 Main Street, Anytown, CA 12345, USA
1-XXX-YYY-ZZZZ

Mẫu 3. Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài hay

Letter of Invitation

Dear Officer,

This letter is to confirm that we, Nature's Preserve Co. in Los Angeles, California, would like to extend our formal invitation to Ms. Anh Duong to visit our company.

Ms. Anh Duong plans to visit the United States to participate in a series of business meetings from June 15, 2024, to June 25, 2024, for a duration of 10 days. The personal information of Ms. Anh Duong for this visa request is as follows:

First Name: Anh
Last Name: Duong
Sex: Female
Date of Birth: June 15, 1997
Nationality: Vietnamese
Current Occupation: Deputy Marketing Manager
Passport No: ______
Issue date: ______ Expire date: ______

Nature's Preserve Co. is a leading agricultural conglomerate specializing in cultivating and distributing premium crops with a focus on sustainability. Our commitment to eco-friendly practices ensures the delivery of high-quality, responsibly sourced agricultural products to global markets.

Ms. Anh Duong will be staying at the Sunset Grand Hotel located at 123 Ocean View Avenue, Santa Monica, CA 90401, USA. Nature's Preserve Co. will cover all expenses for this trip, including airfare, hotel, and insurance.

Nature's Preserve Co. would appreciate it if you could issue a business visa for Ms. Anh Duong's upcoming trip to the United States. If you have any questions regarding this visa request, please do not hesitate to contact us at 1-XXX-XXX-XXXX.

Best regards,

[Chữ ký tay]

Isabella Faith
CEO
Nature's Preserve Co., Los Angeles, California
1-XXX-XXX-XXXX

Trên đây là cách viết và một số mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh chi tiết nhất được Langmaster tổng hợp. Hãy tham gia khóa học tiếng Anh giao tiếp tại Langmaster để nói tiếng Anh lưu loát, thuyết phục hiệu quả trên bàn đàm phán nhé!

Nguồn: https://izumi.edu.vn/
Danh mục: Biểu mẫu